La quittance de loyer est-elle obligatoire ?

La quittance de loyer est un document remis par vous, propriétaire, au locataire. Il atteste que ce dernier s’est acquitté du montant du loyer et des charges prévus dans le bail. La quittance de loyer concerne tous les logements proposés à la location, qu’ils soient vides ou meublés, auprès d’un bailleur social ou privé. À ne pas confondre avec l’appel de loyer, envoyé avant la date prévue de paiement du loyer.

L’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 oblige le bailleur (ou l’agence mandatée) à remettre ledit document lorsque le locataire en fait la demande expresse : « le propriétaire est obligé de délivrer au locataire une quittance de loyer si ce dernier en fait la demande », et si le loyer et les charges ont été perçus.

En cas de paiement partiel du loyer, vous n'êtes plus tenu de produire une quittance mais vous devez délivrer un reçu des sommes acquittées, sans distinction entre le loyer et les charges.

En outre, aucun surplus de loyer ne peut être exigé en raison de la gestion administrative de la quittance, dont la transmission dématérialisée n’est possible qu’après accord du locataire.

Pour vous, bailleur, remettre une quittance de loyer en bonne et due forme à votre locataire démontre votre respect des obligations légales.

Côté locataire, en revanche, les avantages de la quittance sont plus évidents. Ce document est indispensable pour effectuer certaines démarches administratives auprès de la Caisse d’allocations familiales (CAF), d’un nouveau bailleur, ou pour renouveler sa carte d’identité par exemple.

Enfin, en cas de litige avec le propriétaire, la quittance de loyer sert à prouver la bonne foi du locataire dans l’exécution du bail.

En tant que propriétaire-bailleur, vous êtes tenu de fournir une quittance de loyer dès lors que votre locataire en fait la demande. Cette obligation est inscrite dans le bail de location.

Ce document atteste du paiement du loyer pour la période concernée. Nous vous mettons un modèle gratuit à votre disposition. Pour vous assurer de respecter la loi, vous pouvez utiliser un modèle de quittance de loyer comportant toutes les informations qui doivent figurer sur ce document. Une fois remis au locataire, ce dernier pourra conserver sa quittance pour la présenter en cas de besoin.

Lorsque votre locataire vous demande une quittance de loyer, vous devez y faire figurer toutes les mensualités réglées sans exception. Cette obligation est maintenue même après le départ du logement. Ce document donne l’assurance qu’il s’est bien acquitté des sommes dues.

Quelles sont les mentions obligatoires qui doivent figurer sur une quittance ?

Il n’existe pas de modèle de quittance légal. Cependant, vous devrez remplir la quittance avec un certain nombre de mentions pour qu’elle soit considérée comme valable :

• La nature du document doit être clairement identifiable comme une quittance de loyer ;
• L’identité du locataire ou des colocataires et leur adresse ;
• L’adresse complète du bien immobilier ainsi que des informations pour le trouver facilement : étage, numéro d’appartement, cage d’escalier… ;
• Le montant du loyer payé avec ou sans les charges ;
• Les périodes concernées par ces paiements ;
• La date d’émission de la quittance ;
• Une signature.

Dans le cas où, en tant que bailleur, vous ne répondez pas à la requête du locataire de recevoir la quittance, la loi prévoit que ce dernier pourra vous mettre en demeure par lettre recommandée avec avis de réception.

Sans réponse de votre part, votre locataire a le droit de saisir le tribunal d’instance. En outre, une amende pour chaque jour de retard pourra être exigée, notamment si votre locataire avait besoin rapidement du document.

Si le retard de délivrance de la quittance a causé du tort à l’occupant du logement, il pourra réclamer un dédommagement financier dont le montant sera fixé par le juge.

La quittance de loyer est un bon moyen de se prémunir des tracas liés au bail ainsi qu’à la location d’un logement, à la fois pour le bailleur et le locataire. En délivrer une chaque mois est bénéfique pour les deux parties.

1. Mentionner la nature du document

Le document doit être clairement désigné par la mention « QUITTANCE DE LOYER ».

2. Nommer et désigner le locataire

Indiquez la civilité, le nom et le prénom du locataire tels qu’ils sont mentionnés sur le contrat de location en cours. Dans le cas d’une colocation au profit de « colocataires indivisibles et solidaires », la quittance de loyer doit mentionner l’ensemble des colocataires figurant au bail.

3. Désigner le bien

Le bien loué doit être parfaitement désigné par son adresse exacte. Cette dernière doit être aussi précise que possible, surtout si vous louez plusieurs biens dans un même immeuble.

Si tel est le cas, indiquez les éléments permettant d’identifier à coup sûr le logement concerné : cage d’escalier, étage et numéro de porte lorsqu’il existe !

4. Identifiez-vous en tant que bailleur

Désignez-vous nommément en tant que bailleur en indiquant votre civilité, votre nom, prénom et adresse de résidence fiscale. Lorsque le bail a été établi au nom d’une SCI (société civile immobilière), la quittance doit être rédigée en son nom avec son siège, et signée par son gérant désigné.

5. Préciser le montant de la quittance

Pour être considérée comme telle, une quittance de loyer doit impérativement préciser le montant exact de la somme perçue conformément aux dispositions de l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989. La quittance doit être établie au montant effectivement perçu, c’est-à-dire le loyer augmenté des charges éventuelles. Celui-ci sera inscrit en chiffres et en lettres. En cas de différence entre ces deux transcriptions, c’est celle indiquée en lettres qui fera foi.

6. Noter le détail du montant

Le détail du montant perçu doit être indiqué. Par exemple, dans le cas d’un loyer de 650 euros et de 50 euros de charges (eau, électricité, charge de copropriété, chauffage…), la quittance doit mentionner ces deux montants suivis de leur total. Attention, la loi du 6 juillet 1989 vous interdit, en tant que propriétaire, d’y ajouter des frais de gestion. Ces derniers vous incombent et sont au demeurant fiscalement déductibles.

7. Indiquer les dates et signer

En matière de quittance, la précision des dates de la période de paiement est essentielle. Ces dates doivent être lisiblement inscrites sous la forme jour/mois/année pour ne donner lieu à aucune contestation possible. Exemple : du 1er juin 2019 au 30 juin 2019.

La quittance est un document légal. À ce titre, elle doit être dûment signée et datée par le bailleur. Seul un mandataire, c’est-à-dire une personne ayant reçu un mandat de gestion de votre part en tant que propriétaire, peut se substituer à vous pour signer une quittance de loyer.

8. Toujours fournir l’attestation de paiement

Vous devez ensuite attester du paiement du loyer et des charges dues pour une période donnée et mentionnée, comme ce qui suit :

"Je soussigné (Civilité + Nom + Prénom), propriétaire du logement précédemment désigné, déclare avoir reçu de (Civilité + Nom + Prénom), locataire de ce dernier, la somme de (montant perçu) euros, au titre du paiement du loyer et des charges pour la période de location du (début de période) au (fin de période), et lui en donne quittance, sous réserve de tous mes droits."

Remplir une quittance de loyer s’avère facile avec les bons conseils. Il convient néanmoins de n’omettre aucune des mentions obligatoires, de se montrer aussi précis que possible et de formaliser le document de manière parfaitement lisible.

La loi n’impose pas de modalités d’envoi de la quittance de loyer. Le choix fait en général suite à un accord entre le bailleur et le locataire. Plusieurs solutions s’offrent donc à vous :

• L’envoi par voie postale ;
• La remise en mains propres ;
• L’envoi par email à la demande du locataire. Cette possibilité existe depuis la mise en place de la loi Alur. L’envoi se fait d’ailleurs le plus souvent par mail. Vous devez toutefois obtenir l’accord de votre locataire pour un envoi de façon dématérialisée.

Sur ce document, vous faites figurer le montant du loyer. En ce qui concerne les charges, vous pouvez indiquer les éléments suivants :

• Le montant des charges locatives ;
• Les frais liés aux travaux d’économie d’énergie dans les parties privatives ou communes. Elles sont ainsi indiquées avec la mention « Contribution au partage de l’économie de charges. Vous prendrez soin de préciser la date de début et de fin des travaux ;

L’assurance pour compte lorsque vous proposez une colocation. Lorsque vous avez souscrit une assurance pour vous prémunir contre les risques locatifs, vous pouvez récupérer la prime annuelle à chaque règlement de loyer mensuel.

Dans le cas où, en tant que bailleur, vous ne répondez pas à la requête du locataire de recevoir la quittance, la loi prévoit que ce dernier pourra vous mettre en demeure par lettre recommandée avec avis de réception.

Sans réponse de votre part, votre locataire a le droit de saisir le tribunal d’instance. En outre, une amende pour chaque jour de retard pourra être exigée, notamment si votre locataire avait besoin rapidement du document.

Bon à savoir : si le retard de délivrance de la quittance a causé du tort à l’occupant du logement, il pourra réclamer un dédommagement financier dont le montant sera fixé par le juge.

En ce qui concerne le délai, aucune règle n’a été fixée. Toutefois, il est conseillé de transmettre cette quittance de loyer dès réception de la demande. Dès lors que le locataire est à jour dans le paiement du loyer, vous devez respecter cette obligation.

La quittance de loyer fait partie de vos obligations de propriétaire-bailleur. Notre modèle de quittance de loyer est à votre disposition pour vous aider dans votre relation avec votre locataire.

Vous êtes propriétaire, et votre locataire n’a pas versé un ou plusieurs loyers ? Si un arrangement à l’amiable est passé et que votre locataire rembourse sa dette en plusieurs fois, vous lui délivrerez un reçu à chaque versement.

Lorsque votre locataire n’a pas réglé l’ensemble des loyers dus pendant l’occupation du logement, vous pouvez faire figurer les impayés dans un reçu pour impayé partiel ou total. Ce document atteste que votre locataire a payé une partie ou non des sommes qu’il vous doit et indique le restant à payer.

La quittance de loyer est un bon moyen de se prémunir des tracas liés au bail ainsi qu’à la location d’un logement, à la fois pour le bailleur et le locataire. En délivrer une chaque mois est bénéfique pour les deux parties.