Quittance de loyer : comment la remplir ?

Lorsque votre locataire vous réclame une quittance de loyer, vous êtes, en tant que bailleur, dans l’obligation de la lui fournir. Celle-ci va lui permettre de prouver qu’il s’acquitte bien de son loyer, ce qui peut lui être indispensable pour faire valoir ses droits auprès de l’administration . Elle fait également office de justificatif de domicile.

Où trouver un modèle de quittance de loyer ? Vous pouvez tout à fait le trouver et le télécharger en ligne ou vous procurer un carnet de quittances vendu en papeterie. Si vous la rédigez, sachez que certaines règles sont à respecter.

Le document doit être clairement désigné par la mention « QUITTANCE DE LOYER ».

Indiquez la civilité, le nom et le prénom du locataire tels qu’ils sont mentionnés sur le contrat de location en cours. Dans le cas d’une colocation au profit de « colocataires indivisibles et solidaires », la quittance de loyer doit mentionner l’ensemble des colocataires figurant au bail.

Le bien loué doit être parfaitement désigné par son adresse exacte. Cette dernière doit être aussi précise que possible, surtout si vous louez plusieurs biens dans un même immeuble. Si tel est le cas, indiquez les éléments permettant d’identifier à coup sûr le logement concerné : cage d’escalier, étage et numéro de porte lorsqu’il existe !

Désignez-vous nommément en tant que bailleur en indiquant votre civilité, votre nom, prénom et adresse de résidence fiscale. Lorsque le bail a été établi au nom d’une SCI (société civile immobilière), la quittance doit être rédigée en son nom avec son siège, et signée par son gérant désigné.

Pour être considérée comme telle, une quittance de loyer doit impérativement préciser le montant exact de la somme perçue conformément aux dispositions de l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989. La quittance doit être établie au montant effectivement perçu, c’est-à-dire le loyer augmenté des charges éventuelles. Celui-ci sera inscrit en chiffres et en lettres. En cas de différence entre ces deux transcriptions, c’est celle indiquée en lettres qui fera foi.

Le détail du montant perçu doit être indiqué. Par exemple, dans le cas d’un loyer de 650 euros et de 50 euros de charges (eau, électricité, charge de copropriété, chauffage…), la quittance doit mentionner ces deux montants suivis de leur total. Attention, la loi du 6 juillet 1989 vous interdit, en tant que propriétaire, d’y ajouter des frais de gestion. Ces derniers vous incombent et sont au demeurant fiscalement déductibles.

En matière de quittance, la précision des dates de la période de paiement est essentielle. Ces dates doivent être lisiblement inscrites sous la forme jour/mois/année pour ne donner lieu à aucune contestation possible. Exemple : du 1er juin 2019 au 30 juin 2019.

La quittance est un document légal. À ce titre, elle doit être dûment signée et datée par le bailleur. Seul un mandataire, c’est-à-dire une personne ayant reçu un mandat de gestion de votre part en tant que propriétaire, peut se substituer à vous pour signer une quittance de loyer.

Vous devez ensuite attester du paiement du loyer et des charges dues pour une période donnée et mentionnée, comme ce qui suit :

"Je soussigné (Civilité + Nom + Prénom), propriétaire du logement précédemment désigné, déclare avoir reçu de (Civilité + Nom + Prénom), locataire de ce dernier, la somme de (montant perçu) euros, au titre du paiement du loyer et des charges pour la période de location du (début de période) au (fin de période), et lui en donne quittance, sous réserve de tous mes droits." 

Remplir une quittance de loyer s’avère facile avec les bons conseils. Il convient néanmoins de n’omettre aucune des mentions obligatoires, de se montrer aussi précis que possible et de formaliser le document de manière parfaitement lisible.