Tout savoir sur les charges de copropriété

Indispensables pour faire fonctionner la copropriété et conserver l’immeuble en bon état, les charges générales concernent des domaines comme :

• l’administration de l’immeuble : Ce sont les honoraires du syndic de copro, les frais de tenue de l’Assemblée Générale (AG), le salaire du gardien, etc. ;
• la conservation du bien : Il s’agit des réparations du gros œuvre comme le changement de la toiture ou le ravalement des façades, etc. ;
• l’entretien des parties communes : Ce sont les contrats prévus avec les prestataires pour l’enlèvement des ordures ménagères, le nettoyage des parties communes et l’entretien des espaces verts.

Liées aux services collectifs et aux équipements communs, les charges de copropriété spéciales permettent de financer l’entretien de l'immeuble, le fonctionnement et la maintenance :

• des ascenseurs ;
• des appareils de chauffage collectif ;
• des systèmes collectifs de fourniture d’eau chaude et froide ;
• des systèmes d’ouverture automatique et de sécurité des portes.

Définie par le règlement de copropriété, la répartition des charges de copropriété varie en fonction de leur nature :

• les charges générales : Elles sont réparties équitablement entre tous les propriétaires à hauteur de leur quote-part, c’est-à-dire en fonction des tantièmes qu’ils détiennent dans les parties communes ;
• les charges spéciales : Le montant de votre quote-part dépend de votre participation à la copropriété (conservation, administration et entretien des parties communes).

Le coût annuel moyen de l’ensemble des charges est compris entre 25 et 45 € le m², et dépend de votre ville de résidence, du nombre d’équipements et du type d’immeuble. L’estimation de vos charges sera basée sur l’historique des frais engendrés par la copropriété les années précédentes.

Si vous achetez un bien en copropriété dans une résidence neuve, le syndic de copropriété ne pourra pas se baser sur l’année écoulée pour calculer les provisions pour charge. Il fera donc une simple estimation, puis une régularisation à la fin de son exercice comptable.

En cas de désaccord sur la répartition des charges, vous avez deux possibilités pour contester :

• pendant l’Assemblée Générale : Profitez de cette réunion pour demander la modification du règlement intérieur, et plus précisément de la clause concernant les charges. L’unanimité des voix des copropriétaires est requise, sauf en cas de travaux, d'actes d'acquisition ou de disposition décidés par l’AG ;
• devant le tribunal judiciaire : En tant que copropriétaire, vous pouvez saisir le juge si le règlement de copropriété contient une clause de répartition des charges non conforme à la loi ou si votre part est supérieure au quart de ce qu’elle devrait être.

Chaque année, les charges relatives aux dépenses courantes sont votées par les copropriétaires en Assemblée Générale et figurent dans le budget prévisionnel.

Certaines dépenses « à caractère exceptionnel » ne sont pas comprises dans ce budget :

• les travaux de conservation et d’entretien de l’immeuble (hors maintenance) ;
• les travaux d’amélioration du bien (adjonction ou transformation d’équipements existants, comme un ascenseur) ;
• les études techniques (par exemple, le diagnostic plomb-amiante) ;
• les travaux hors maintenance, administration et fonctionnement des parties communes et équipements communs.

Le montant de ces charges de copropriété exceptionnelles est validé au moment où sont votés les travaux. Les règles de majorité pour les charges exceptionnelles diffèrent de celles pour les dépenses courantes. Ainsi, la majorité simple suffit pour tout projet lié à l’accessibilité des handicapés. La mise aux normes de l’ascenseur, le branchement à l’égout ou le ravalement de façade nécessitent, eux, la majorité absolue. L’unanimité des voix sera requise s’il s’agit de créer de nouveaux lots privatifs.

C’est le syndic de copropriété qui assure la collecte des charges auprès des copropriétaires. Pour faire face aux dépenses courantes, il procède à des appels de fonds réguliers auprès des copropriétaires, appelés provisions pour charges. Ces avis, envoyés avant la date d’exigibilité par lettre simple ou email, mentionnent le montant de la provision.

Le montant et la date de versement de ces provisions sur charges courantes sont fixés lors de l’AG. Généralement, elles sont versées en quatre fois. Le paiement est alors exigible le premier jour de chaque trimestre ou le premier jour de la période décidée par l’AG.

Les modalités de paiement des dépenses exceptionnelles peuvent prendre plusieurs formes, en fonction du type de dépenses :

• l’appel de charges de copropriété pour les dépenses exceptionnelles : Leur montant sera voté en AG en même temps que la nature des travaux ;
• les provisions spéciales : Demandées par le syndic en cours d’exercice, elles permettent de faire face à des travaux urgents ;
• l’avance permanente de trésorerie : Vous la paierez lors de l’achat de votre bien et serez remboursé en cas de revente du lot. Elle sert également à financer les imprévus.

De la même manière, le syndic de copropriété doit adresser un avis à chaque copropriétaire avant la date d’exigibilité, par lettre simple ou courrier électronique. Il précisera l’objet et le montant de la somme exigible.

À la fin de son exercice comptable, votre gestionnaire va clôturer les comptes et procéder à la régularisation des charges. Cette opération, qui concerne tous les copropriétaires, sert à comparer les charges prélevées pendant l’année et les dépenses réelles de chacun. En cas de trop-perçu, vous serez remboursé. Dans le cas contraire, vous devrez verser la somme manquante.

Deux possibilités sont envisageables :

• vous avez versé trop de charges : Si le montant cumulé de vos provisions pour charges est supérieur au montant réel des dépenses, le syndic soustraira ce montant à votre premier versement de l’année suivante ;
• vous n’avez pas assez versé de charges : Dans ce cas-là, le syndic ajoutera ce montant à votre premier versement de charges de l’année suivante.

Notez également que les charges sont dues à partir du moment où la copropriété est constituée. Le syndic de copro devra attendre que vous soyez en possession de votre logement neuf pour recouvrer les provisions.

Seules les dépenses liées aux provisions pour charges feront l’objet d’une régularisation des charges.

Les dépenses exceptionnelles, comme le changement d’une chaudière ou d’un ascenseur après une panne, sont difficilement estimables. Leur montant exact sera voté en AG, en même temps que les travaux. Les copropriétaires connaissent donc exactement la somme qu’ils doivent débourser.

Lors de la régularisation, le syndic de copro doit vous envoyer un décompte des charges de copropriété indiquant :

• l’intitulé des charges concernées et le montant de la dépense ;
• le total annuel des charges courantes payées par le syndic ;
• le total annuel des charges courantes que vous avez payées (cumul des provisions) ;
• votre quote-part : exprimée en tantièmes, c’est la part des surfaces, services et équipements communs qui vous est attribuée.

Vous estimez que le décompte des charges n’est pas complet ? Vous souhaitez vérifier les informations mentionnées ? Demandez à votre syndic un justificatif plus détaillé.

Vous ne pouvez pas verser votre quote-part des charges de copropriété au syndic ? Si vous n’honorez pas un ou plusieurs appels de fonds, vous êtes en situation d’impayés. Il faut alors réagir rapidement, dans l’intérêt des autres copropriétaires, et pour ne pas fragiliser l’équilibre budgétaire de la copropriété.

Contactez sans perdre de temps votre gestionnaire afin de trouver un accord amiable et adapté à vos ressources. En fonction de votre situation, essayez d’obtenir un échelonnement de vos paiements avant la période de régularisation des charges.

Selon la loi de 1965 sur le statut des copropriétés dans l’immobilier, il n’y a pas de solidarité financière entre les copropriétaires. En cas d’impayés, le syndic ne peut pas imposer au syndicat des copropriétaires la division des dettes. Néanmoins, il peut faire voter, en Assemblée Générale (AG), une résolution instituant un fonds de solidarité. Seul un manque temporaire de trésorerie peut justifier sa requête.

Si la résolution est adoptée par les copropriétaires, vous devrez donc prendre part au remboursement des impayés. Vous serez remboursé lorsque votre gestionnaire aura recouvré les charges de copropriété impayées auprès de la personne concernée.

En cas d’impayés, le syndic de copropriété, parfois accompagné du conseil syndical, met en place le recouvrement des charges de copropriété impayées. Il dispose de moyens judiciaires et de garanties légales pour récupérer les sommes dues.

Le choix de la procédure varie en fonction de l'importance de l’arriéré, du comportement du copropriétaire défaillant et de sa situation financière :

• la relance par courrier simple ;
• la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, étape obligatoire avant toute autre sorte de poursuite par le syndic ;
• l’injonction de payer, réalisée par voie d’huissier ou d’avocat, et souvent utilisée pour le recouvrement des dépenses hors budget prévisionnel comme certains travaux urgents ; 
• la saisie : L’huissier peut procéder à une saisie sur salaires ou comptes bancaires ;
• la « Super procédure de recouvrement » : Instaurée par la loi Élan en 2018, elle permet l’accélération du process judiciaire. Si le copropriétaire débiteur ne paye pas dans les trente jours après la réception de la mise en demeure, le conseil syndical peut engager une action au tribunal de grande instance. Le juge pourra alors exiger le paiement des charges antérieures et des provisions pour les charges à venir.

Le syndic peut également agir en référé pour recouvrer les provisions prévues dans le budget prévisionnel. Dans tous les cas, les frais de mise en demeure et de procédure seront à la charge du copropriétaire défaillant.

L’étape ultime, si aucune autre solution n’a pu être trouvée, est la saisie du bien immobilier par décision de justice. Cette action nécessite une ordonnance de jugement et l’autorisation de l’AG.

La loi ne précise pas les délais légaux pour le lancement d’une procédure de recouvrement. Il dispose de cinq ans, à compter de la date d’exigibilité de la créance, pour agir et faire valoir ce litige quant à la situation de l'immeuble face à un juge.

Qu’elles soient inscrites ou non dans le budget prévisionnel, les charges de copropriétés sont dues par chaque copropriétaire et versées au syndic. Vous pouvez contester leur mode de répartition en AG ou auprès d’un tribunal.