Copropriété : le rôle des différents acteurs

Le syndic est un organe désigné par les copropriétaires pour assurer la gestion et de l’entretien de l’immeuble.

Est-ce obligatoire d'avoir un syndicat de copropriété ? Oui, et ce quels que soient la taille ou le nombre de lots.

Le syndic peut être :

• professionnel : Il s’agit alors le plus souvent d’une société de gestion immobilière ;
• non professionnel : Il s’agit dans ce cas d’un syndic bénévole, représenté par un copropriétaire.

Le syndic doit être élu par l'assemblée générale des copropriétaires à la majorité absolue des copropriétaires pour un mandat de trois ans maximum. Une fois en place, il intervient en qualité de mandataire. Autrement dit, il représente les copropriétés dont il a la charge, dans les actes de leur vie civile et dans le cadre de la justice.

La mise en concurrence de plusieurs syndics est une démarche préalable obligatoire.

Le syndic de copropriété est chargé de la gestion administrative de l’immeuble et de sa gestion financière et comptable. Ces attributions sont précisées dans le règlement de copropriété.

Cet organe indispensable de la copropriété intervient à plusieurs niveaux :

• Il convoque les copropriétaires aux Assemblées Générales ;
• Il fait respecter le règlement intérieur et il peut jouer le rôle de médiateur entre les occupants ;
• Il veille à l’entretien des parties communes et des équipements collectifs (si l’intervention requise sort du cadre des petits travaux – la réfection de la toiture, par exemple – les copropriétaires doivent être consultés) ;
• Il négocie, conclut et suit les contrats souscrits avec les prestataires pour l’entretien ainsi que pour les travaux ;
• Il établit le budget prévisionnel de chaque exercice qu’il soumet au vote lors de l’Assemblée Générale ;
• Il tient la comptabilité du syndicat des copropriétaires et règle les fournisseurs ;
• Il veille à la salubrité de l’immeuble et doit notamment tenir à jour le carnet d’entretien de la copropriété ;
• Il gère l’administration des éventuels sinistres affectant les parties communes.

Depuis 2015, les documents de gestion de l’immeuble doivent être mis en ligne par le syndic à la disposition des copropriétaires.

Depuis 2018, les immeubles d’habitation en copropriété doivent être immatriculés. Le syndic de copropriété est chargé de faire les démarches nécessaires pour obtenir l’inscription au registre des copropriétés.

Le syndic doit communiquer des informations relatives au syndic, aux caractéristiques des lots de chaque copropriété immatriculée, à la gouvernance, aux finances, au bâti et aux procédures en cours.

L’inscription et la mise à jour des données inscrites au registre national d’immatriculation des copropriétés sont gratuites.

En contrepartie de son activité, le syndic de copropriété reçoit des honoraires. Indiqués dans le contrat-type mis en place avec la loi Alur, les frais de syndic sont généralement répartis en deux types :

• Les frais liés à la gestion courante : Il s’agit de l’organisation de l’Assemblée Générale ou de l’envoi de divers courriers. Ils font l’objet d’un forfait annuel et sont calculés selon divers critères (le nombre de lot compris dans la copro, la présence éventuelle d’un gardien, le type d’équipements à entretenir, etc.) ;
• Les frais annexes : Facturés en supplément, ils concernent le recouvrement des impayés, les interventions pour sinistre ou l’organisation d’une Assemblée Générale supplémentaire. Ils sont calculés sur la base d’un coût au temps passé ou selon un prix convenu en amont.

Fixés lors de l’Assemblée Générale des copropriétaires, les frais de syndic entrent dans le calcul des charges de copropriété et sont répartis en fonction des tantièmes qu’ils détiennent. Dans certains cas précis (vente d’un lot, établissement de l’état daté, etc.), ces frais seront à la charge du copropriétaire concerné.

Depuis 1986, les honoraires sont libres mais restent encadrés. Les tarifs pratiqués sont très variables, mais vous pouvez compter entre 120 et 200 euros par copropriétaire pour le forfait annuel (environ 12 % du total des charges de copropriété).

Vous n’êtes pas satisfait du gestionnaire de votre immeuble ? Vous trouvez que ses honoraires sont trop élevés ? Sachez qu’il est tout à fait possible de changer de syndic de copro.

Pour faciliter les démarches, la loi Alur de 1965 a d’ailleurs instauré la mise en concurrence des syndics dans les copropriétés. Cette procédure est obligatoire tous les trois ans. Si elle est à la charge du conseil syndical, notez que vous avez le droit, comme chacun des copropriétaires, de proposer des candidatures de syndic. Certaines dérogations permettent d’annuler la mise en concurrence. C’est notamment le cas dans les copropriétés dépourvues de conseil syndical ou si le syndicat des copropriétaires vote à la majorité absolue le renouvellement du mandat du syndic actuel.

Pour chaque immeuble en copropriété, un conseil syndical est formé de plusieurs propriétaires. Son rôle est de coordonner les échanges entre le syndic et les copropriétaires. Il joue donc une mission de consultation, d’assistance et de vérification.

Il est composé d’un président et de quelques copropriétaires élus par l’Assemblée Générale à la majorité absolue, pour une période de 3 ans renouvelable.

S’ils ne sont pas rémunérés, les membres du conseil syndical endossent un grand nombre de missions. Elles assurent le bon fonctionnement de la copropriété.

Comme indiqué dans le règlement de copropriété, le conseil syndical est chargé :

• d’assister le syndic de copropriété : Cette mission d’assistance concerne notamment la préparation les assemblées générales, la consultation de tous les documents relatifs à la copropriété, le fait de donner son avis sur le montant des travaux qui dépasse le seuil fixé lors de l’assemblée générale, ou la prise des décisions en cas de travaux urgents à réaliser, sans consultation préalable de l’assemblée générale. Le conseil peut également obtenir une délégation de l’assemblée générale pour la réalisation d’une mission en particulier qui ne demande qu’un vote à la majorité simple ;
• de vérifier la gestion du syndic : Le conseil syndical contrôle la comptabilité, répartit les dépenses sur une ou plusieurs années, et gère l’ensemble des contrats, se penche sur le budget prévisionnel puis suit son exécution. Il vérifie que le syndic exécute correctement ses missions et en informe les copropriétaires. À l’issue de son mandat, il peut mettre en concurrence le syndic de copropriété ;
• de convoquer l’Assemblée Générale, lorsqu’il le juge nécessaire ;
• de prendre des initiatives et des décisions concernant les travaux : Il choisit l’entreprise à qui confier le contrat et se charge des formalités administratives correspondantes. Une fois que le budget annuel est adopté et que les travaux nécessaires sont votés, il se charge de leur exécution ;
• de rendre compte de ses actions devant l’AG : Un compte-rendu annuel est donc communiqué avant la convocation de l’Assemblée nationale. Chaque membre de la copropriété peut poser des questions sur ce sujet. Ce bilan aborde la question des travaux réalisés, les actions menées auprès du syndic de copropriété et les décisions qui semblent importantes pour le futur de la copropriété.

Dans chaque immeuble, un règlement de copropriété est mis en place. Il fixe les règles de fonctionnement du conseil syndical.

Les membres du conseil syndical ne perçoivent pas de rémunération. Par contre, les dépenses liées à l’exécution de leur mission font partie des dépenses courantes d’administration. Elles sont intégrées au budget prévisionnel de la copropriété.

Une élection du conseil syndical est incontournable, à moins que l’assemblée générale ne souhaite pas voter.

L’ensemble des copropriétaires procède au vote. Pour que les membres du conseil syndical soient désignés, ils doivent obtenir la majorité des voix de tous les copropriétaires. Lorsque la majorité n’est pas obtenue ou si aucun candidat ne se présente, le syndic ou l’un des copropriétaires peut décider de saisir le tribunal. Ce dernier désigne alors les membres du conseil syndical après avoir obtenu leur accord.

Ils sont élus pour une durée de trois ans. Si l’assemblée générale de copropriété le souhaite, ils peuvent être réélus une fois cette période échue. Il n’existe pas de nombre maximal de mandats.

Tout copropriétaire peut poser sa candidature lorsqu’il jouit de la pleine ou de la nue-propriété d’un lot. Les usufruitiers, les conjoints, ascendants, descendants ou représentants légaux peuvent également se porter candidats pour assumer ce rôle. Une fois tous les membres élus, ils désignent un président. Aucun nombre minimum de personnes composant le conseil n’est exigé. Il est toutefois recommandé d’élire au moins trois membres.

L’Assemblée Générale des copropriétaires, ou AG, rassemble tous les propriétaires de l’immeuble, qu’ils soient bailleurs ou occupants. Cette réunion, qui a lieu obligatoirement une fois par an, permet de prendre toutes les décisions nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété.

L’objectif de cette réunion est de passer en revue et de voter les différentes questions inscrites à l’ordre du jour : approbation des comptes, budget prévisionnel, travaux, élection du conseil syndical, désignation du syndic de copropriété ou tout autre sujet particulier porté à la connaissance de l’assemblée.

Pour certaines situations exceptionnelles (par exemple, des travaux non prévus), une assemblée générale extraordinaire pourra être organisée.

Le syndic de copropriété est chargé d’organiser l’AG. Il peut le faire :

• de sa propre initiative ;
• à la demande du conseil syndical ;
• ou à la demande d’un ou plusieurs copropriétaires, s’ils détiennent au moins un quart des voix.

Le délai de convocation à respecter est d’au moins 21 jours avant la date prévue. Seule une urgence caractérisée pourrait permettre au syndic de ne pas vous notifier en avance.

L’envoi de la convocation de l’AG peut se faire par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier électronique. La remise en main propre est également autorisée.

Si besoin, certains documents complémentaires seront envoyés (contrat, devis, bilan comptable, etc.).

En début de séance, le syndic établit une feuille de présence, qui doit être signée par les copropriétaires présents et représentés. Le président de l’AG est ensuite désigné par l’ensemble des copropriétaires. Le rôle du président de l’AG consiste à animer les débats, gérer les formalités liées aux votes et s’assurer du suivi de l’ordre du jour.

Pour voter, chaque copropriétaire doit être présent ou représenté (par exemple, par sa société de gestion locative s’il loue son appartement). Les modalités du vote, qui se fait par écrit ou à main levée, varient en fonction des questions évoquées.

La plupart du temps, le syndic s’occupe de la rédaction du procès-verbal de l’AG de copropriété. Ce document est un compte-rendu des décisions adoptées. Le syndic doit envoyer le PV dans un délai de 2 mois suivant la date de la réunion.

Indispensables à la vie des copropriétés, les différents acteurs, tels que le syndic de copropriété, assurent l’administration et la gestion de votre immeuble. Si vous avez des questions complémentaires, contactez un spécialiste de l’immobilier !