La procuration pour l'état des lieux

Joint au bail de location, l’état des lieux consiste en une description minutieuse de l’état de votre logement, du mobilier et des équipements qu’il contient. Cette formalité est obligatoire pour l’ensemble des locations vides (loi du 6 juillet 1989) et meublées (article 3-2 de la loi Alur du 27 mars 2014). Notez que l’état des lieux doit avoir lieu à deux reprises : le jour de l’arrivée (état des lieux d’entrée) et le jour du départ de votre locataire, lorsqu’il rend ses clés (état des lieux de sortie).

Si cette tâche paraît souvent fastidieuse, l’état des lieux permet pourtant de préserver vos intérêts et ceux de votre locataire ! En effet, grâce à ce document, chacune des parties atteste de l’état général du logement en début et en fin de location. En le rédigeant, vous limitez donc le risque de litige lorsque le locataire quittera le bien.

Notez également qu’en cas de dégradations ou de vol (location meublée), c’est l’état des lieux qui fait foi. C’est grâce à ce document que vous pourrez notamment justifier la retenue sur le dépôt de garantie de votre locataire.

Lors de l’état des lieux d’entrée ou de sortie, la présence du locataire et du propriétaire bailleur est obligatoire, ce document devant être réalisé conjointement. Si l’une des deux parties est absente, la valeur légale du rapport sera remise en cause. En cas d’incapacité de se déplacer, le propriétaire ou le locataire doit donc se faire représenter.

Voici ce qu’il peut se passer si ce document obligatoire n’est pas rédigé :

• Il n’y a pas eu d’état des lieux d’entrée : le locataire est considéré comme ayant reçu le logement en bon état et devra le rendre dans le même état. En cas de dégradations, c’est au locataire de prouver qu’il n’est pas fautif. Mais si le constat est tardif (plusieurs mois après le départ), c’est vous qui devrez démontrer la responsabilité du locataire.
• Il n’y a pas eu d’état des lieux de sortie : le logement est considéré comme étant « rendu en bon état » par le locataire. Vous devez donc restituer le dépôt de garantie à 100%, dans un délai d’un mois maximum après la restitution des clés. En théorie, vous ne pourrez pas poursuivre le locataire en cas de dégradations.

Vous avez un empêchement de dernière minute ? Vous êtes en déplacement professionnel ou en vacances le jour de l’état des lieux ? Heureusement, vous avez la possibilité de vous faire représenter par une tierce personne. La plupart du temps, il s’agira d’un huissier de justice ou d’un agent immobilier que vous aurez mandaté.

Dans les faits, il s’agit d’une opération simple et rapide à réaliser. En tant que mandant, vous devrez simplement rédiger et signer ladite procuration. Vous pourrez la remettre à votre mandataire quelques jours avant l’état des lieux ou le jour J en mains propres.

Pour qu’elle soit conforme, vous devez obligatoirement privilégier le format écrit.

Voici ce que vous devez mentionner dans ce document officiel :

• Vos coordonnées et celles de votre mandataire (noms, prénoms et adresse complète des domiciles) ;
• Les opérations précises que vous confiez à votre mandataire, concernant l’état des lieux d’entrée ou de sortie ;
• Votre signature : si vous ne la signez pas, cette procuration sera considérée comme caduque.

Concernant la durée à inscrire sur la procuration, vous avez deux possibilités :

• Vous n’avez qu’un état des lieux à réaliser : précisez la date exacte du rendez-vous. Le mandataire aura donc le pouvoir jusqu’à la signature de l’état des lieux.
• Vous voulez déléguer plusieurs états des lieux au mandataire : indiquez une durée large et renouvelable, pour ne pas avoir à signer une nouvelle procuration à chaque état des lieux.

Également appelée mandat, la procuration donne le pouvoir au mandataire d’effectuer l’état des lieux à votre place.

Concrètement, c’est donc le mandataire qui va déterminer l’état général de votre logement, de votre mobilier et des équipements. C’est également lui qui va signer le document. L’enjeu est important, vous devez donc choisir une personne de confiance pour vous représenter !

Vous avez besoin d’un modèle pour rédiger votre procuration ? Voici un exemple, avec toutes les informations indispensables à mentionner.

Nom et prénom du mandant (vous)

Votre adresse complète

Éventuellement, votre numéro de téléphone et votre adresse mail

Coordonnées complètes du mandataire

(nom, prénom et adresse)

Madame, Monsieur,

Ne pouvant assister le [date] à l’état des lieux [d’entrée/de sortie] concernant mon logement situé au [adresse], je soussigné(e) [prénom] [nom] né(e) le [date de naissance] et demeurant au [adresse complète], donne, par la présente, pouvoir à :

[Madame/Monsieur – nom, prénom du mandant], née à [lieu], le [date], demeurant à [adresse] pour me représenter lors de cet état de lieux. À cet effet, cette personne pourra signer, pour moi et en mon nom, tout formulaire et/ou document nécessaire à la bonne exécution de cet état des lieux.

Fait à [ville], le [date].

[Votre signature]

Vous l’avez compris, l’état des lieux d’entrée et l'état des lieux de sortie sont deux documents obligatoires. Si vous ne pouvez pas vous déplacer le jour J, pensez à donner procuration à un mandataire capable de la recevoir (huissier ou agence immobilière). Pour rédiger ce mandat, n’hésitez pas à vous servir de notre modèle de lettre de procuration d’état des lieux !