État des lieux : la check-list

Un état des lieux consiste à décrire l’état et le fonctionnement des équipements dont le locataire a jouissance dans le cadre du contrat locatif. Deux états des lieux sont établis :

• l’état des lieux d’entrée, lorsque votre locataire entre dans le logement ;
• l’état des lieux de sortie, lorsque le preneur à bail quitte le bien.

Leur but est de constater l’évolution du logement pendant la durée du bail. 

L’état des lieux entrant

L’état des lieux d’entrée est un document qui décrit aussi précisément que possible l’état d’un logement faisant l’objet d’un contrat de location. Le locataire et le propriétaire pourront s’en servir comme preuve irrévocable lors de la fin du bail de location.

Il est le plus souvent établi à l’amiable entre le propriétaire et le locataire le jour de la remise des clés. On parle d’ailleurs d’un « état des lieux contradictoire », puisque ce document laisse la possibilité aux deux parties de discuter librement de l’état du bien loué avant la signature du bail.

L’état des lieux sortant

L’état des lieux de sortie vise à faciliter la comparaison entre l’état du logement à l’entrée des locataires et à son départ. Il sert de référence pour vérifier si l’habitation a subi, durant le temps de sa location, des dégradations autres que celles résultant de la vétusté ou de la force majeure.

L’état des lieux d’entrée est toujours gratuit lorsqu’il est réalisé par vos soins et en présence du locataire, sans intermédiaire.

Lorsqu’un mandataire intervient pour sa réalisation, le coût de la prestation est partagé entre le bailleur et le locataire. La part payée par le locataire ne pourra pas être supérieure à celle payée par le bailleur. Ces honoraires ne peuvent excéder le plafond fixé par la loi : 3 euros par mètre carré de surface habitable.

Le coût réglementé de cette intervention est dès lors partagé à parts égales entre le bailleur et le locataire.

Tous les baux signés après le 27 mars 2014 doivent passer par l’étape obligatoire de l’état des lieux de location. Il doit, au plus tard, être réalisé le jour de la remise des clés. L’idéal est de le faire au moment de la signature du contrat de location.

En application de la loi ALUR promulguée en 2014, un décret entré en vigueur le 1er juin 2016 est venu encadrer l’état des lieux et a rendu ce dernier obligatoire. Le texte définit précisément ce que doivent comporter les formulaires d’état des lieux d’entrée et de sortie.

Attention cependant, le décret liste uniquement les éléments nécessaires pour que cette annexe obligatoire du bail de location soit valide. Or plus un état des lieux est précis, plus il permettra à un propriétaire-bailleur de faire valoir ses droits en cas de litige ultérieur avec son locataire. C’est pourquoi de nombreux propriétaires-bailleurs préfèrent confier l’établissement de l’état des lieux à un professionnel, agent immobilier ou huissier de justice.

L’état des lieux de location consiste à apprécier l’état du logement et de ses équipements. Ce document facilite la comparaison de l’état du bien à l’entrée et à la sortie du locataire. Il comporte obligatoirement :

• la date de réalisation ;
• l’adresse du bien concerné ;
• l’identification (nom, prénom et adresse) du bailleur ou de son mandataire ;
• l’identification du locataire ;
• les relevés des compteurs d’eau, d’électricité et de gaz ;
• l’inventaire des clés ;
• le mode de chauffage et de production de l’eau chaude sanitaire ;
• le nombre de radiateurs, l’identification de la chaudière et du chauffe-eau ;
• l’état de chaque pièce (ouvrants, vitrages, volets, sol, murs, plafond, éclairages et interrupteurs, prises électriques, TV et internet, éviers, lavabos, douche, baignoire, robinetterie, WC) ;
• l’état du mobilier s’il y a lieu.

Quel document pour un état des lieux ? N’oubliez pas de joindre à votre état des lieux un relevé des compteurs d’eau, d’électricité et/ou de gaz.

Contrairement au contrat de bail, il n’existe pas de formulaire officiel d’état des lieux. Chacun peut donc avoir sa façon de faire : tableau avec cases à cocher, description écrite précise, etc. Le seul impératif est d’adopter la même présentation pour l’état des lieux d’entrée et de sortie, soit sur un même document, soit sur deux documents organisés de la même façon.

Les professionnels de l’immobilier utilisent le plus souvent des logiciels permettant de saisir l’état des lieux sur un téléphone ou une tablette, et d’en faciliter la signature. Le modèle d’état des lieux conforme à la loi ALUR, inclus dans la solution de gestion « Bien Géré » de Bouygues Immobilier, permet de respecter scrupuleusement la procédure légale. 

Il est possible et recommandé de réaliser des prises de vue pour compléter l’état des lieux d’entrée. Les photographies tirées en double exemplaire (pour chaque partie) devront comporter la date de leur réalisation et être elles aussi signées par le propriétaire et le locataire entrant.

L’état des lieux d’entrée doit être annexé au contrat de bail et fait en autant d’exemplaires qu’il y a de parties (bailleur, preneur, caution). Chaque partie doit conserver son exemplaire de l’état des lieux.

Comment on fait un état des lieux ? Pour établir un état des lieux d’entrée, il convient d’inspecter le logement en son entier, en suivant un ordre établi à l’avance. Voici dix conseils pour ne rien oublier :

1. faites le tour de la pièce à partir de la porte dans le sens des aiguilles d’une montre ;
2. inspectez les murs du sol au plafond ;
3. vérifiez à l’aide d’un voltmètre le fonctionnement des différentes prises électriques ;
4. ouvrez et fermez toutes les menuiseries ;
5. ouvrez et fermez les portes intérieures ;
6. vérifiez le fonctionnement des robinets et des évacuations ;
7. mesurez les imperfections que vous repérez. Une tache sur une lame de parquet, une fissure dans un mur ;
8. apportez des preuves en prenant des photos ;
9. prenez en photo ou photocopiez les jeux de clefs ;
10. notez soigneusement le relevé des compteurs d’eau, de gaz et d’électricité.

L’état des lieux de sortie consiste à évaluer les dégâts survenus pendant l’occupation d’un locataire. Il compare l’état de logement au début du bail à celui à la fin du bail. Plus vous aurez établi précisément l’état des lieux d’entrée, plus il sera facile d’établir l’état des lieux sortant.

Pour réaliser l’état des lieux de sortie, procédez dans le même ordre que lors de l’état des lieux d’entrée. Examinez chaque pièce calmement et notez toutes les différences. Si vous constatez des dégâts, contentez-vous de les décrire factuellement sans en estimer le coût. Vous aurez ensuite le temps de demander des expertises pour justifier leur remboursement par votre locataire.

À la fin du bail de location, une fois l’état des lieux sortant établi, vous avez deux mois pour rembourser à votre locataire le dépôt de garantie versé, dont vous aurez déduit les frais de réparation éventuels.

Pour ne pas créer de litige avec votre locataire au moment de facturer les réparations, vous pouvez vous appuyer sur une grille de vétusté. Ce document, non obligatoire, mais suggéré par la loi ALUR, consiste à estimer la durée de vie de chaque élément, la durée de franchise et la décote annuelle.

Lorsque l’état des lieux de sortie est réalisé, des problèmes peuvent être soulevés :

• un désaccord sur la propreté de l’appartement ou de la maison : Si vous jugez que le logement n’est pas rendu propre, vous pouvez effectuer une retenue sur la somme déposée en garantie. Il faudra néanmoins justifier le montant retenu en présentant, par exemple, le devis d’un prestataire externe de ménage ;
• en cas de dégradation ou de vol : En cas de dégradation, et à défaut de solution amiable, le dépôt de garantie peut être utilisé pour couvrir les frais engagés par le propriétaire, que vous devrez justifier.

La loi ALUR du 24 mars 2014 octroie un délai de 10 jours calendaires après la signature de l’état des lieux d’entrée durant lequel le locataire peut rectifier ce dernier. L’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 accorde en outre ce droit de rectification durant le premier mois de chauffe pour pallier un éventuel problème sur le système de chauffage.

En cas de litige, le preneur à bail peut contester l’état des lieux de sortie et demander un nouvel état des lieux au propriétaire, en envoyant une lettre recommandée avec accusé de réception. Si aucune solution à l’amiable n’est trouvée, la commission départementale de conciliation peut être saisie.

Professionnel du droit, cet officier ministériel établit un état des lieux complet et détaillé, faisant foi en cas de litige. Il est possible de faire appel à ses services :

1. dans le cadre d’un état des lieux à l’amiable, pour se prémunir contre tout litige ultérieur avec le locataire : Dans ce cas, les honoraires de l’huissier sont fixés librement. Si les deux parties sont d’accord pour faire appel à un officier ministériel, les honoraires sont payés conjointement. Dans le cas contraire, seule la partie demandant le recours à un huissier supporte les frais ;
2. en l’absence du locataire : Dans le cas, par exemple, où il a quitté votre appartement avant la fin du bail. La loi stipule en effet que le recours à un huissier de justice est obligatoire en cas d’absence d’une des parties (bailleur ou preneur) ;
3. en cas de litige locatif, suite à des dégradations ou un vol : Les honoraires sont alors encadrés par la loi et partagés entre bailleur et preneur à bail. Vous pouvez également déposer une plainte à la gendarmerie, mais cela n’est pas obligatoire. Enfin, si vous décidez d’engager des poursuites, n’oubliez pas de faire une déclaration de sinistre auprès de votre compagnie d’assurance.

Un état des lieux solidement établi vous protège durablement contre toute dégradation de votre logement par votre locataire. Pour votre sérénité, vous pouvez avoir recours à un expert, huissier de justice ou professionnel de l’immobilier qui saura réaliser un état des lieux d’entrée et/ou de sortie complet.