Quelles sont les différentes charges locatives ?

Depuis la loi ALUR de 2014, les agences immobilières doivent obligatoirement faire figurer le montant du loyer mensuel, ainsi que le montant des charges mensuelles récupérables. La mention « loyer charges comprises » permet donc de connaître le montant total en euros que le locataire va payer.

Cette mention concerne aussi bien les logements collectifs, que les appartements et les maisons individuelles.

Ainsi, lorsqu’un bail de location indique « charges comprises », cela signifie que le montant indiqué prend en compte le prix du loyer et le montant des charges locatives.

Une charge locative est une charge de copropriété dont le propriétaire peut demander le remboursement au locataire. On parle aussi de charge récupérable, par opposition aux charges de copropriété non récupérables qui sont exclusivement à la charge du propriétaire, comme les travaux de ravalement, le remplacement d’une chaudière collective, etc.

Les charges locatives concernent l’usage quotidien du logement et de la copropriété, ainsi que les frais d’entretien de l’immeuble. Elles sont mensualisées et réglées en même temps que le loyer : ce sont les provisions de charges.

En d’autres termes, lorsqu’il paye un loyer « charges comprises », le locataire paie le montant de son loyer et verse, en même temps, ce qu’on appelle une provision sur charges.

Les charges locatives sont encadrées par un décret paru le 26 août 1987. Le texte du décret est limitatif : il est interdit de demander le remboursement d’une charge qui n’y figure pas.

Selon la loi, les charges récupérables concernent les huit domaines suivants :

• l’utilisation et la maintenance de l’ascenseur (électricité, révision, réparations mineures) ;
• la fourniture en énergie des parties privatives et communes (eau froide, eau chaude, chauffage des logements et des parties communes, révision et menues réparations) ;
• le chauffage, la production d’eau chaude et la distribution d’eau dans les parties privatives (fourniture en combustible, entretien et menues réparations) ;
• l’entretien des parties communes intérieures ;
• les dépenses d’entretien et d’exploitation des espaces extérieurs (voies de circulation, aires de stationnement, espaces verts...) ;
• l’hygiène générale (fourniture des produits d’entretien, frais d’élimination des rejets…) ;
• l’entretien des équipements divers du bâtiment (maintenance des interphones, de la VMC, ramonage des conduits de ventilation...) ;
• les taxes locatives et redevances, dont la taxe d’enlèvement des ordures ménagère.

Un logement meublé est un bien proposant tout le mobilier nécessaire au locataire pour dormir, manger et vivre convenablement. La location vide concerne, par définition, les logements non meublés.

Les charges récupérables d’une location meublée sont identiques à celles d’une location vide.

En revanche, contrairement à la location vide, dans le cadre de laquelle les charges locatives sont obligatoirement récupérables sur leur montant réel, le propriétaire bailleur d’un meublé peut fixer le montant des charges de deux façons :

• le paiement au réel, comme pour une location vide : Comme le montant des charges réelles n’est pas connu au jour le jour, le locataire verse chaque mois une provision de charges. Pour calculer le montant, vous devez vous baser sur les charges antérieures, ou si le logement est en copropriété, sur le budget prévisionnel élaboré par le syndic ;
• le paiement au forfait : dans ce cas, vous devrez déterminer une somme fixe qui ne varie plus, peu importe le montant réel des charges.

Pour le régime forfaitaire, vous pouvez fixer un pourcentage ou un montant constant que le locataire devra payer mensuellement. Ce régime apparaît donc comme le plus simple pour la location meublée, notamment dans le cadre des locations courte durée (la régularisation des charges locatives se faisant à l’année).

Notez que le forfait fixé ne devra pas être « manifestement disproportionné » par rapport au coût des charges réellement récupérables sur le locataire. Pour déterminer le montant, vous devez donc faire une estimation la plus juste possible des dépenses de votre locataire. Pour vous aider, vous pouvez prendre comme base de calcul les relevés de charges des 2 ou 3 années précédentes. Attention, si le locataire estime que ce forfait est manifestement trop élevé, il pourrait se retourner contre vous.

Veillez tout de même à ce que le forfait couvre l’ensemble des dépenses, notamment d’entretien. Dans le cas contraire, vous ne pourriez pas demander de complément à votre locataire ! Néanmoins, ce forfait peut être indexé chaque année sur l’IRL (Indice de Référence des Loyers), si le contrat le mentionne. Ainsi, lors de la rédaction du bail, n’oubliez pas de prévoir une clause vous permettant d’augmenter le montant des charges locatives !

Le cas particulier du bail mobilité

Si vous signez un bail mobilité, vous n'avez pas le choix : vous devez obligatoirement opter pour des charges imputables au forfait.

Le bail mobilité étant un contrat de location court et temporaire, signé pour une durée de 1 à 10 mois, la provision de charges locatives n’est pas compatible. En effet, la régularisation étant annuelle, elle interviendrait le plus souvent après le départ du locataire. Difficile alors d’obtenir le paiement d'un éventuel complément de charges.

En tant que propriétaire bailleur, vous devez payer des charges dites « non récupérables » :

• les frais de financement et d’assurance ;
• certains impôts ou taxes (taxe foncière) ;
• les frais de gestion, de syndic ou encore d’administration ;
• parmi les frais d’eau chaude et de chauffage : combustible stocké, remplacement d’un appareil défectueux ;
• certaines dépenses spécifiques de propreté : dératisation, nettoyage des graffitis ;
• certains équipements : frais de vidéosurveillance, mise aux normes d’une boîte aux lettres ;
• la rémunération du gardien : en revanche, si l’entretien et la sortie des poubelles sont effectués par un intervenant extérieur sans logement de fonction, 100 % des frais sont imputables sur le locataire.

Le locataire doit prendre en charge des frais spécifiques, appelés charges privatives :

• la consommation individuelle d’eau chaude pour le chauffage, les sanitaires et la cuisine ;
• certaines dépenses occasionnelles privées : abonnement à un fournisseur d’accès internet, frais d’intervention d’un plombier envoyé par le syndic de l’immeuble (canalisation des WC bouchée par un objet vous appartenant par exemple), duplicata de la clé sécurisée de la porte d’entrée principale, etc.

Les charges locatives sont basées sur une estimation, appelée « prévisionnel ». En effet, elles sont calculées en fonction du montant total des charges payées l’année précédente. À ce montant, vous devez ajouter le budget prévisionnel de la copropriété de l’immeuble. Le coût total sera ensuite lissé sur 12 mois.

Les charges locatives se payent habituellement par anticipation. Le locataire vous verse mensuellement des provisions de charges, vouées à couvrir la part récupérable des charges.

Le mode de paiement adopté est celui inscrit dans le bail locatif. La loi autorise tous les modes de règlement, virement bancaire, chèque ou espèces.

Puisque les charges sont payées par anticipation, sous forme de provisions, au terme de l’année, il existe une différence entre la somme totale versée par le locataire et le montant exact des charges mentionnées dans l’arrêté annuel des comptes.

Une fois que vous avez l’arrêté annuel des comptes, vous pouvez procéder au calcul de régularisation, pour vérifier si la provision de charges a permis de couvrir les dépenses réelles. Cela signifie que vous faites le bilan des dépenses réelles et que vous le comparez aux charges réellement payées par votre locataire, lors du versement du loyer.

Pour faire votre calcul, il suffit de prendre le montant des charges locatives stipulé sur l’arrêté des comptes, d’y ajouter la TEOM et de soustraire le montant payé des dépenses payées par votre locataire.

La régularisation des charges consiste par conséquent à rétablir l’équité, en demandant un complément au locataire ou en lui reversant le trop-perçu. C’est également le moment d’ajuster les provisions de charges suivantes.

La loi n’indique pas à quel moment précis vous devez procéder à la régularisation des charges. Il est cependant indiqué que la régularisation du propriétaire doit être faite au moins une fois par an. Vous pouvez, par exemple, choisir la date anniversaire du bail ou celle de l’arrêté des comptes de votre copropriété.

Un mois avant la date de régularisation, vous devez communiquer à votre locataire, par mail ou courrier :

• le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...) ;
• le mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble collectif ;
• une note d’information sur le mode de calcul lié au chauffage et à la production d’eau chaude.

Pendant les 6 mois suivant l’envoi du décompte, le propriétaire doit tenir à la disposition du locataire l’ensemble des pièces justificatives des dépenses, comme les factures de gaz ou de réparations payées par la copropriété.

La loi accorde trois ans au propriétaire comme au locataire pour procéder à une régularisation de charges. Pendant ces trois années, vous pouvez demander des provisions complémentaires et votre locataire peut exiger le remboursement des trop-perçus.

Attention cependant, une régularisation tardive par négligence du propriétaire peut être considérée comme invalide si le locataire avait réclamé une régularisation que vous n’aviez pas faite.

Sachez également que si la régularisation du paiement des charges n’a pas été effectuée dans l’année suivant leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

Vous l’avez compris, les charges locatives récupérables sont les mêmes qu’il s’agisse d’une location vide ou meublée. Néanmoins, dans le cadre d’une location meublée, la fixation d’un montant forfaitaire peut simplifier la gestion des charges et leur régularisation. N’hésitez pas à consulter le site du gouvernement pour en savoir plus ou à faire appel à un conseil immobilier.